Claves para dirigir equipos en el trabajo remoto

Claves para dirigir equipos en el trabajo remoto

Ante todo, el brote de COVID-19 es una tragedia universal que está afectando a miles de personas en el mundo. Algo que, indudablemente, está teniendo un impacto incremental en la economía de los negocios, transformando por completo el escenario cotidiano y laboral.

El efecto que tendrá el COVID-19 a futuro es difuso pero está claro que las empresas tienen la responsabilidad de actuar de inmediato para proteger a sus trabajadores, ayudar a mitigar el temor y sobre todo, prevenir el brote de cualquier manera que sea posible para asegurar la rentabilidad de mañana.  

Aunque el trabajo remoto es una asignatura pendiente para muchas empresas en España que todavía siguen la estructura tradicional, en JustDigital practicamos el trabajo a distancia constantemente 

Este artículo resume algunas buenas prácticas basadas en nuestra experiencia sobre cómo una empresa y sus líderes pueden prepararse para aprovechar el entorno digital en tiempos de incertidumbre y alerta colectiva. 

Según la EPA, 800.000 españoles teletrabajan al menos una vez por semana, y esta es una oportunidad perfecta para impulsar una práctica que se basa en la responsabilidad, confianza, cumplimiento de objetivos y productividad real. Grandes corporaciones ya lo están implementando a nivel mundial como lo son el Banco Santander, Telefónica o BBVA. Pero, ¿de qué forma los líderes empresariales pueden gestionar el teletrabajo o trabajo remoto en sus negocios para sentirse seguros? 

Estas son algunas claves para trabajar en remoto de manera efectiva:  

Alinea objetivos y KPIs con tu equipo  

Seguro conoces de memoria la importancia de tener objetivos definidos y el por qué, pero entender el “cómo para mantener esta alineación de manera remota es otra cuestión. Las primeras preguntas deben partir de la misión principal del negocio alineado con la visión a largo plazo: ¿Cuáles son las acciones que te acercarán más a la meta central?, ¿De qué forma se puede llevar el control de los departamentos a distancia? Y luego, ¿Se están aprovechando los recursos y oportunidades que ofrecen las herramientas digitales para reducir los costos y aumentar el nivel de productividad?  

Bien sea porque en la empresa se estén implementando medidas de contingencia por el COVID-19 o por propio impulsocuando se trabaja en remoto es importante mantener los objetivos a largo plazo bien definidos. Evitar entrar en la rutina del cortoplacismo conseguirá que el equipo no se estanque en pequeños pasos. 

Para generar la sensación de confianza y control, es necesario definir esas acciones concretas que se puedan cumplir para acercar al negocio a sus objetivos comerciales de largo plazo. El llevar un registro de días que notifique y evidencie el avance del cumplimiento de lo establecido por proyectos genera motivación al equipo.  

Este tipo de instrucciones evitará que el equipo entre en saturación de actividades o multitareas y dispare su eje de distracción. Al aplicar varias actividades en simultáneo, el foco de atención se divide en cada una de ellas y no habilita la completa concentración en ninguna de las áreas, afectando la calidad del proyecto. 


Te puede interesar: 5 errores que cometen las empresas en la transformación digital

Organización y método: Controla, evalúa y actúa  

En tiempos de incertidumbre, el método es la única certeza. Cuando se trata de trabajo de equipo a distancia, mantener la coordinación es fundamental para alinear al equipo a objetivos con acciones claves.  

En la agencia implementamos métodos esenciales que nos permiten priorizar las tareas importantes antes de empezar a ejecutar. La metodología de software Agile, combinada con Lean Startup, facilita la comprensión, gestión y evaluación del alcance que tendrá el proyecto general, así como la adecuación de mejoras para la escalabilidad del trabajo. 

En Agile se establece la forma de trabajo continua para propiciar las reuniones cortas, dinámicas semanales que hace que los integrantes del equipo vayan encaminados hacia una meta común. Esto facilita las variaciones que puedan existir durante el proceso y reduce la pérdida de recursos.  

Las revisiones continuas permiten la adaptación al cambio constante de una manera eficiente. Esto evita sorpresas tanto para el equipo interno, como para el cliente, respecto a las fechas de entrega y costes.  

La metodología Agile bien aplicada, involucra a todas las personas necesarias para el ritmo de trabajo para así, prevenir jerarquías innecesariaslo que maximiza los resultados enfocados en la optimización y eficiencia. 

Para que el método goce de validez, es importante que el feedback sea rápido y preciso para poder conseguir un nivel de comunicación colaborativo y cercano, donde el cliente debe ser uno más del equipo.  

La metodología Lean Startup establece pautas claras que pueden ser adaptadas en cualquier departamento por su necesidad de reducir el desperdicio de tiempo, recursos y esfuerzos inútiles en ciertas actividades, algo imprescindible cuando se requiere el máximo nivel productividad.   


El principal beneficio que propone la metodología Lean Startup es que, tras su aplicación, se consigue un aprendizaje validado y empírico que parte de una hipótesis. El objetivo es detectar si una idea básica resulta cierta y aporta los resultados esperados con las características mínimas de producción que faciliten los datos necesarios. De esta forma se logra descubrir cuáles son los mecanismos esenciales para el funcionamiento, bien sea de estrategias digitales, acciones claves o funcionalidades mediante pruebas cortas de tiempo. Esto permite dar el salto a la empresa para minimizar el fracaso de ciertas acciones o ideas innovadoras 

Existen 3 etapas claves en la metodología Lean Startup que permiten la organización de prioridades, muy útiles en momentos de incertidumbres porque facilita la división del proceso y medición del progreso por partes

  • Fase 1: Ajuste problema/solución: Consiste en determinar si realmente se tiene un problema que merezca la pena solucionar antes de invertir tiempo y esfuerzo para desarrollar una solución. Se puede resumir esta fase en dos preguntas: ¿Qué problema resuelve exactamente esta solución y de qué forma beneficia a la compañía 
  • Fase 2: Ajuste producto/mercado: Se debe comprobar que se consigue tracción, es decir, que las personas demandaesa solución 
  • Fase 3:Escala: Es necesario centrarse en la aceleración del crecimiento y mejoraOperar de forma de búsqueda para la validación de cada una de las hipótesis que puedan estarse planteando y con estos resultados, aprender a transformar el producto para hacerlo escalable y rentable.  

La etapa de análisis en la metodología Lean Startup es crítica. Es en ese punto donde 

se define lo que funciona y ajusta o desecha lo que no. Sirve de reporte al momento de dar cuenta sobre qué, cómo, cuándo y por qué se ha invertido recursos en determinadas acciones. Estos KPIs son muy valiosos al momento de solicitar un informe de rendimiento al equipo asignado

Comunicación constante con tu equipo: Herramientas digitales para lograrlo  

La base de la confianza está en la comunicación, sobre todo cuando los kilómetros están de por medio. Algunas organizaciones importantes ya han implementado sistemas para de comunicación digital en sus actividades regulares. Aquí la tecnología es el medio.  

La comunicación efectiva con un equipo de trabajo remoto incluye herramientas digitales que permiten la comunicación fluida, organizada y directa con los colaboradores.  

Existen múltiples herramientas especiales que se dedican a este negocio y que son de gran utilidad para fortalecer la comunicación entre los equipos de trabajo. Por ejemplo, algunas de las que usamos en la agencia son: 

  • TeamsEn JustDigital es nuestra principal herramienta de comunicación interna. La utilizamos con diferentes canales, divididos por temáticas entre clientes y proyectos. También nos permite el uso de grupos privados y videoconferencias o llamadas y el uso de gifs o emojis 
  • Slack. Es una de las herramientas más usadas en la actualidad por las empresas. También facilita la comunicación personal y entre grupos privados.  
  • ZoomEs una herramienta perfecta para establecer videollamadas. Con Zoom se puede trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez, gratuitamente, e incluso llegar a las 1000, según el plan contratado. Se pueden crear diferentes salas y subsalas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para reuniones grandes o incluso formaciones en remoto. 
  • Meet. Por la facilidad de uso, esta la aplicación de Google con la que en ocasiones, hacemos videoconferencias con nuestros clientes. Hangouts Meet está integrado con Google Calendar, y facilita la conexión a reuniones directas desde allí o desde una invitación al email. 

Herramientas para trabajo en equipo o colaborativo: 

  • Miro: La herramienta perfecta para cualquier project o product manager, así como encargados de marketingNos permite trabajar en un gran lienzo con Post-Its virtuales, mapas mentales, imágenes, etc.,  para la creaciñon de flujos y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez. Muy útil para formaciones en remoto y para sesiones de ideación, Design ThinkingInceptions, o simplemente para volcar un Excel de una manera más visual (¡y de forma automática!) 
  • Mural. Una herramienta para las reuniones colaborativas. Permite que en remoto se pueda interactuar alrededor de un tablero digital. Perfecto para sesiones de ideación y brainstorming. 
  • Aww. Es una pizarra digital con la que dibujar, hacer bocetos y escribir. Tiene la opción de poder invitar a otra persona a través de un link, por lo que nos permite trabajar simultáneamente -aunque estemos en remoto- sobre la misma pizarra. Por supuesto, nos da la opción de compartir y descargar el resultado final. 
  • Witeboard. Microsoft Whiteboard es una pizarra digital para la colaboración entre equipos, tanto en persona como en remoto, de manera simultánea, y a través de diferentes dispositivos. Las personas pueden dibujar, escribir, poner post-its digitales o fotografías, y moverlas a su antojo. Es bastante sencilla de utilizar. 
  • Stormboard. Es una herramienta que aglutina las posibilidades de Miro o Mural, pero que integra también una pizarra como la de Microsoft Whiteboard. Cuenta con plantillas y con posibilidad de compartir vídeos, archivos excel, documentos wordpdf, etc. Tiene, además una parte de chat, otra de tareas y un apartado para ver la actividad. Es una herramienta algo más compleja de utilizar, pero mucho más completa. 

Herramientas para organizar el trabajo: 

  • Teams. Al igual que Asana, Teams también integra gran parte de las herramientas en una, permitiéndonos tener todos los archivos en una misma plataforma.
  • Trello. Junto con Teams, es otro de nuestro pilares para la gestión en la agencia, como organización. Basado en el Método Kanban, se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear flujos de servicios, listados de tareas, checklist… Además, tiene integración con Drive, Slack, Jira y muchísimas otras herramientas de gestión del trabajo. 
  • Kanbanize. Muy similar en uso a Trello. Creada por una empresa lean y con la intención de gestionar el trabajo de manera eficiente. Una de sus características más interesantes es la gran cantidad de automatizaciones que permite crear para gestionar los flujos de forma bastante intuitiva, aunque como desventaja no nos permite trabajar sin conexión. 
  • Asana. Una completa herramienta que integra comunicación, tableros, calendario, planificador, repositorio, etc. con un montón de posibilidades para equipos y para la gestión de diferentes proyectos en un mismo espacio virtual. 

Aunque cada una de ellas contiene diferentes funciones y brinda distintas soluciones, son herramientas digitales que facilitan la organización y productividad de reuniones, fomenta la mensajería instantánea para la constante conversaciónresolución de dudas y habilitan la gestión de tareas para optimizar la organización colaborativa con asignación de tareas por divisiones de proyectos, videoconferencias o cualquier otro tipo de necesidad esencial 

Dejar evidencia escrita de las reuniones virtuales es una buena táctica para procurar la coherencia y receptividad interna. Otra ventaja que ofrecen las herramientas actuales es el trabajo simultáneo y a distancia con documentos compartidos. Gigantes como Microsoft y Google ofrecen de forma gratuita para sus usuarios muy buenos productos digitales que se enfocan en estas soluciones. 

Asume responsabilidad y deposita confianza 

A menudo el concepto “trabajo remoto” no logra transmitir sus implicaciones reales. Todavía existe mucha presión con la idea del trabajo a distancia, pero trabajar en remoto termina siendo un ejercicio de confianza para los líderes del negocio. Esto significa delegar tareas y también asumir la responsabilidad de que cada miembro entiendel alcance del proyecto y lo que significaría si no entrega su parte en tiempo y forma.  

La confianza implica que el trabajador debe sentirse libre de tomar sus propias decisiones y de la misma forma, hacerse responsable de su propio desempeño. Es un ciclo que se retroalimenta entre los participantes del grupo con el feedback, un factor determinante para el entendimiento de todas las partes 

Al igual en cualquier transformación, el impacto se hace duradero con la práctica en el tiempo, los líderes de departamentos empiezan a detectar cuáles pueden ser los puntos débiles y fuertes de su equipo en las rondas de trabajo para fortalecerlas poco a poco con capacitaciones. Fomentar las capacidades en los equipos debe estar claramente vinculada a las prioridades estratégicas generales de una organización.


 Te puede interesar: Las bases para crear una estrategia de innovación

 Muchas organizaciones son conscientes de lo importante que hacer frente a este tema. Por ejemplo, Amazon recientemente prometió $ 700 millones para capacitar a 100,000 empleados en el trabajo de alta calificación en tecnología (por ejemplo, capacitar a los empleados del almacén para que se conviertan en analistas de datos básicos). JPMorgan Chase ganó cinco años y $ 350 millones comprometiéndose a desarrollar habilidades técnicas en alta demanda, en parte dirigidas por sus propios trabajadores.

El trabajo remoto es el futuro inevitable de muchos negocios y encajar con esta dinámica requiere que las organizaciones se equipen con nuevas herramientas y capacidades de aprendizaje y liderazgo.  

Incluso muchas empresas cometen el error de centrarse demasiado en los costos e ignoran el potencial de las nuevas tecnologías para generar nuevos ingresos. Atascados en las muchas iniciativas individuales, localizadas y a menudo aisladas que generalmente abundan en las organizaciones, la mayoría de estas empresas tienen dificultades para justificar las inversiones necesarias e inyectar un sentido de urgencia; terminan quedando atrás, sin haber captado la magnitud de la oportunidad que estaba frente a ellos. En tiempos de crisis, las empresas deben convertir los problemas en oportunidades.